技術管理閒聊:Plan B
恭喜開工!虎年的第一篇文章,想來討論無論在人生或是管理上,都很重要的一個觀念:備案。
記得以前在辦學校社團營隊的時候,都會被有經驗的學長姊或指導老師要求要作「雨備」,也就是雨天備案的意思。這是因為通常高中、大學的營隊,會有很多室外的活動,包含團康或晚上的營火等等。但萬一遇到下雨,那麼這些室外活動都無法進行了,得都改成室內的活動。怎麼樣讓室內活動一樣可以讓營隊的參與者有好的體驗,就非常考驗營隊籌劃的能力了。
管理的備案
一樣的,在管理工作上,作任何重大決定,都需要有備案,也就是常說的 Plan B。任何會帶來價值的決定,必定伴隨著風險。例如將一位成熟的工作者升任為主管,很有可能會在短期內發生生產力的減損,例如管理工作佔據這位工作者許多時間,或是競爭這個主管位置的其他人離職了等等。這時如果事前有規劃備案(例如減低工作複雜度、增加人手或是調度資源)的話,這樣的狀況就能夠順利的度過。
另外,工作進行的途中,有時候不一定會很順利,可能會遇到技術上卡關過不去。例如可能預期用 Machine Learning 的方式來提供某個功能,但後來發現資料不足因此模型訓練的效果不好。這時如果事前有規劃 Plan B,例如讓用戶用遊戲化的方式來提供模型所需要的資料,依此陸續讓訓練資料補齊全,專案進行就不至於失敗。
備案是放在心裡的
管理者一定要有備案,但這個備案不需要讓團隊全體都知道是什麼。甚至有的時候,連有備案這件事情也不需要讓團隊知道。這是因為,如果知道有後路的話,人有時候就不會去挑戰難關。他可能會想著:我做不出來也沒有關係,可以用備案來代替。
但備案之所以是備案,就是因為他可能某些程度有破綻,不會跟原本的提案有完全一樣好的效果。因此,要讓團隊知道,備案只是「備」著,但最好不要讓他發生。
不過有個狀況是,團隊本身安全感不夠,害怕失敗之後造成後續更大的失敗,因此裹足不前,不願意去嘗試。這時讓團隊知道「有備案」就是必要的,因為他可以讓團隊有安全感。這通常會發生在非常創新的事情上,有可能這個案子本身備案就足夠好,但有更好的方式可以去嘗試,若成功會帶來非常龐大的報酬。
因此,具體的作法會因為團隊與事情而稍有不同,但大原則是「備案應該是備而不用的」,用到備案是「例外狀況」。
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