技術管理閒聊:挑選外包
這幾個禮拜都在下雨,難得這個長週末假期放晴,於是就出門去曬曬太陽。回到家才發現忘記把電子報發出去了…XD
這周電子報討論的主題是技術外包。企業追求成長的過程中,一定會有資源不夠的狀況。即使如 Google 或 Microsoft 這些成功的巨型軟體公司,仍然不可能只靠自己的資源來完成所有的工作項目。這時,外包是一個除了「取捨」以外的選項。
通常技術的外包有幾種型態:
內部團隊能作,但外包作成本低、效果好:例如中小企業的 Email 服務,靠一位 MIS 架設也能夠完成,但外包給 Gmail 或 Office365,除了可以節省維護人力外,還能夠利用外包廠商平台的優勢,例如垃圾郵件掃描等資安功能。
內部團隊能作,但有更重要的事情必須先作:例如經營電商的公司,可能會把行銷活動的網頁外包給製作公司,專心於平台的開發與維護。
內部團隊不能作,也不是短期內會嘗試的領域:例如作 IoT 軟體的公司,可能不會嘗試自己設計 IC,而是提出需求給 IC 設計公司請他們設計。
內部團隊不能作,想藉由外包的過程中學習,最後成為團隊的核心產品或功能:例如不懂數位行銷的團隊,藉由與行銷公司的合作,學習數位行銷的產品設計概念。
因此,當決定要採用外包的策略時,一定要以終為始,先確認目標是什麼。由於會選擇外包,一定是目前的資源有哪些地方不足,所以管理者千萬不要都想要最後都接手回來。
這四種型態,我會分別建議這樣作:
內部團隊能作,但外包作成本低、效果好:這個通常是市面上已經有現成、成熟的套裝軟體解決方案,相對來說規格明確,建議可以試用看看之後,再根據各種條件(例如功能、成本、風險控管)等決定使用哪個套裝軟體。
內部團隊能作,但有更重要的事情必須先作:這個技術的成分會比較低,建議以規格導向為主,寫好明確的規格,到時按照規格驗收。通常內部團隊會建立一個外包資料庫,裡面的供應商是已經合作過,團隊了解供應商的能力、報價、交期等等資訊,當有需求時由資料庫中挑選適合的單位合作。
內部團隊不能作,也不是短期內會嘗試的領域:這個通常技術的成分會較高。由於內部團隊對這個領域可能非常不了解,挑選適當的供應商會是一個非常痛苦而迷惘的過程。建議可以找該了解領域的顧問,或甚至聘請一個該領域的專家來協助挑選供應商。
內部團隊不能作,想藉由外包的過程中學習,最後成為團隊的核心產品或功能:這也是內部團隊對該領域不了解,但因為會是未來的核心,所以一定需要團隊派出核心人物參與該專案。專案參與者除了核心人物外,聘請該領域的專家會比找外部顧問好。目標是把知識留在團隊內。
挑對外包可以說是一個好的開始,而對的外包需要跟團隊的目標對齊。如果外包團隊預期這是一個學習型的案子,但團隊其實認為他不是短期會嘗試的領域,這種認知不一致的狀況會造成開發資源的浪費。之後我們會討論如何有效率的跟外包團隊一起工作。
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